Loại máy photocopy nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn?

Trên thị trường hiện nay, có rất nhiều thương hiệu máy photocopy nổi tiếng như Ricoh, Toshiba, Sharp, và nhiều hãng khác, mang đến cho doanh nghiệp nhiều lựa chọn phong phú để trang bị cho văn phòng của mình. Tuy nhiên, việc lựa chọn máy photocopy phù hợp sẽ phụ thuộc chủ yếu vào nhu cầu và đặc điểm riêng của văn phòng.

Khi chọn mua máy photocopy, đầu tiên bạn cần xác định không gian dự định lắp đặt máy. Điều này quan trọng vì kích thước máy sẽ ảnh hưởng đến việc bố trí văn phòng. Tiếp theo, bạn cần xem xét các tính năng cần thiết mà máy photocopy nên có. Bạn có cần một máy in màu để in ấn tài liệu sinh động, hay máy trắng đen đã đủ đáp ứng nhu cầu? Câu hỏi khác cần suy nghĩ là ngân sách mà bạn dự định chi ra cho thiết bị này.

Dưới đây là một số lựa chọn máy photocopy mà doanh nghiệp có thể cân nhắc:

• Máy photocopy trắng đen: Đây là lựa chọn tiết kiệm chi phí, chỉ sử dụng mực đen và vẫn đáp ứng đầy đủ các tính năng cần thiết như in, copy với tốc độ nhanh và khả năng in trên nhiều kích thước giấy khác nhau.
• Máy photocopy màu: Sử dụng hệ thống màu CMYK với bốn hộp mực riêng biệt (lục lam, đỏ tươi, vàng, và đen), máy photocopy màu không chỉ in trắng đen mà còn có khả năng in màu sống động, phù hợp cho những tài liệu yêu cầu độ chính xác màu sắc cao.
• Máy photocopy đa chức năng: Đây là sự lựa chọn lý tưởng cho những ai cần một thiết bị toàn diện. Ngoài tính năng photocopy, máy còn có thể in, quét, và fax. Một số dòng máy hiện đại còn tích hợp công nghệ đám mây như Amazon, Microsoft SharePoint, OneDrive,… giúp bạn quản lý tài liệu một cách hiệu quả.
• Máy photocopy để bàn: Thích hợp cho văn phòng có quy mô nhỏ hoặc sử dụng cá nhân, máy để bàn nhỏ gọn, dễ dàng đặt trên bàn làm việc và có khả năng in ấn nhanh chóng với khổ giấy tiêu chuẩn hoặc nhỏ hơn.
• Máy photocopy công suất lớn: Thường được sử dụng trong các công ty có nhu cầu in ấn đồ họa chuyên nghiệp và với khối lượng lớn. Mặc dù chi phí đầu tư cho loại máy này khá cao, nhưng nó đáp ứng tốt nhu cầu sản xuất lớn. Doanh nghiệp cũng có thể xem xét sử dụng dịch vụ thuê máy để tiết kiệm chi phí.

• Máy photocopy cũ: Nếu bạn đang có ngân sách hạn chế nhưng vẫn muốn sở hữu một máy photocopy hiện đại, việc chọn mua máy đã qua sử dụng là một giải pháp hợp lý. Dịch vụ thanh lý máy photocopy cũ tại Thiên Thuận Phát có thể là nơi để bạn tìm được sản phẩm ưng ý với giá hợp lý, cùng với các chính sách bảo hành ưu việt.

Một số câu hỏi bạn cần trả lời trước khi mua máy photocopy

1. Xác định nhu cầu công suất của máy photocopy

Trước hết, bạn nên đánh giá nhu cầu sử dụng máy photocopy tại văn phòng. Điều này bao gồm việc xác định kích thước, tốc độ in và công suất in hàng tháng của máy. Máy photocopy có kích thước lớn thường đi kèm với tốc độ in cao và công suất lớn, nhưng không phải lúc nào cũng cần thiết.

Nếu văn phòng của bạn có ít hơn 10 nhân viên, một máy photocopy với tốc độ in từ 30-40 trang/phút có thể đủ đáp ứng. Đối với văn phòng có quy mô từ 10-50 nhân viên, nên xem xét những máy có tốc độ in nhanh hơn, từ 40-50 trang/phút. Còn nếu doanh nghiệp của bạn có trên 50 nhân viên, việc đầu tư vào một máy photocopy công nghiệp với tốc độ in từ 60 trang/phút trở lên là lựa chọn hợp lý, đảm bảo tiến độ công việc suôn sẻ.

Ngoài ra, nếu nhu cầu sao in tại văn phòng lớn, dù số lượng nhân viên ít, bạn cũng nên cân nhắc đến các dòng máy photocopy đa chức năng, công suất lớn. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và đáp ứng hiệu quả các yêu cầu công việc đa dạng.

2. Xác định ngân sách cho máy photocopy

Giá của máy photocopy dao động khá lớn, từ khoảng 1.500 USD đến hơn 20.000 USD, tùy thuộc vào chất lượng và chức năng. Đối với những doanh nghiệp lớn cần các dòng máy chuyên dụng, chi phí có thể cao hơn nhiều. Do đó, việc xác định ngân sách trước khi mua là rất quan trọng.

Ngay cả khi ngân sách hạn chế, bạn vẫn có thể tìm thấy những lựa chọn phù hợp bằng cách xem xét các máy photocopy đã qua sử dụng. Những máy này thường có giá thành hợp lý hơn và vẫn đảm bảo chất lượng công việc, đi kèm với các chính sách bảo hành phù hợp.

3. Chi phí liên quan đến mực và hộp mực

Ngoài chi phí ban đầu cho máy photocopy, bạn cũng cần dự trù ngân sách cho mực và hộp mực, vì đây là những yếu tố cần được thay thế thường xuyên. Việc lựa chọn loại mực và hộp mực phù hợp không chỉ giúp máy hoạt động hiệu quả mà còn tiết kiệm chi phí dài hạn.

4. Xem xét các tính năng của máy photocopy

Nếu doanh nghiệp của bạn chỉ cần sao chép tài liệu cơ bản, hãy chọn một máy photocopy chuyên dụng để tránh lãng phí. Tuy nhiên, nếu công việc yêu cầu cao hơn, chẳng hạn như in ấn, quét, fax, hoặc xử lý tài liệu lớn, thì một máy photocopy đa chức năng với nhiều tính năng bổ sung sẽ là lựa chọn tốt hơn. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo máy phù hợp với không gian văn phòng và nhu cầu công việc đa dạng.

Top máy photocopy dành cho doanh nghiệp

Máy Photocopy Ricoh MP 5055

Máy photocopy Ricoh MP 5055 nổi bật với thiết kế hiện đại và thanh lịch, trang bị màn hình điều khiển cảm ứng LCD 10.1 inch giúp người dùng dễ dàng thao tác. Máy không chỉ hỗ trợ chức năng sao chép mà còn có khả năng in mạng, quét màu và gửi quét qua email. Với tốc độ in 50 trang mỗi phút, Ricoh MP 5055 hứa hẹn đáp ứng nhanh chóng và hiệu quả các nhu cầu văn phòng.

Máy Photocopy Ricoh MP 5054

Ricoh MP 5054 là sự kết hợp hoàn hảo giữa thiết kế tinh tế và hiệu suất vượt trội. Máy có kích thước nhỏ gọn, phù hợp với không gian văn phòng hiện đại. Với tốc độ in nhanh và độ phân giải cao, cộng với màn hình cảm ứng LCD 9 inch, Ricoh MP 5054 mang đến trải nghiệm sử dụng dễ dàng và hiệu quả. Đây là một lựa chọn đáng cân nhắc nếu bạn đang tìm kiếm một máy photocopy chất lượng cho doanh nghiệp của mình.

Máy Photocopy Toshiba e-STUDIO 4518A

Toshiba e-STUDIO 4518A là mẫu máy photocopy mới nhất của dòng e-STUDIO, thay thế model e-STUDIO 4508A với nhiều cải tiến đáng kể. Sản phẩm này hỗ trợ kết nối không dây và có khả năng sao chép đen trắng, với khổ giấy in A3. Thiết kế tinh tế và màn hình cảm ứng thân thiện giúp người dùng thao tác dễ dàng. Máy có tuổi thọ cao, cấu trúc cơ khí chắc chắn và hộp mực dung lượng lớn, giúp giảm số lần thay thế mực và tiết kiệm chi phí sử dụng.

Mua máy photocopy chất lượng tại Thiên Thuận Phát

Thiên Thuận Phát, đơn vị dẫn đầu trong lĩnh vực máy photocopy tại TP Hồ Chí Minh, đã tích lũy nhiều năm kinh nghiệm và am hiểu sâu sắc về nhu cầu của khách hàng. Chúng tôi cam kết cung cấp những giải pháp tối ưu nhất cho cá nhân và doanh nghiệp qua việc tư vấn và chọn lựa máy photocopy phù hợp nhất với nhu cầu cụ thể của bạn.

Chúng tôi không chỉ cung cấp dịch vụ bán máy photocopy mà còn hỗ trợ các dịch vụ phụ trợ khác như cho thuê máy photocopy, máy in, máy scan, và dịch vụ sửa chữa với mức giá cạnh tranh nhất trên thị trường.

Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, Thiên Thuận Phát sẽ đồng hành cùng bạn từ bước tư vấn đến việc lựa chọn thiết bị, giúp bạn tiết kiệm chi phí đầu tư và đạt được hiệu quả tối ưu. Hãy đến ngay với chúng tôi để được hỗ trợ tận tình và trải nghiệm dịch vụ chuyên nghiệp.

CÔNG TY TNHH – DV MÁY VĂN PHÒNG THIÊN THUẬN PHÁT

Địa chỉ: 621/70 Trần Thị Hè – Phường Hiệp Thành – Quận 12, HCM

Hotline: 0902.428.288

Zalo: 0902.428.288

Website: thienthuanphat.com.vn

Fanpage: facebook.com/photocopythienthuanphat